Office 365の有効活用ための６つのアイデア

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顧客へのサービスする、様々なタスクを達成する、人と繋がるために今日の組織は益々高度な生産性とコミュニケーションツールを必要としています。ところが、企業にはパッケージの様々な能力及び利用できるサービスについて意識されてない可能性があります。高いROIを達成するためにビジネスとITの経営者は予めパッケージの使用を計画、促進したほうがいいのではないでしょうか。今回は、Office 365の有効活用方法を検討します。

ファイル送信ではなく、ドキュメントをクラウドで簡単に共有しましょう
Office 365ではドキュメント、フォルダーとファイルのアクセスの簡単なコントロール（編集と閲覧）方法が提供されています。これを利用するとユーザー同士で一つの保存場所でバーションを管理し、アクセス権のコントロールができます。加えて、メールボックスのメモリを減らすこともできるし、多くのメールの混乱を避けることも可能です。

他のアプリケーションとの連携
Office 365はその他のアプリケーションの高度な連携と使用事例が提供されています。例えば、LyncとSkype間でインスタントメッセージのやり取り、音声やビデオでの会話ができます。
Sales ProductivityというパッケージはOffice 365及びDynamics CRM Onlineを効率的な方法で結合します。連携シナリオの例は下記のとおりです。
⋆　Yammerの内部ソーシャルネットワーク利用で営業案件に関するチーム参加者のコラボレーションを改良
⋆　SharePointに基づいたCRMのエンティティに関するドキュメントの高度な管理
⋆　Exchange Onlineに基づいたEメールによる営業活動とカレンダーとの統合のサポート
⋆　Excelとのデータ統合（PC上とOffice Web Apps）
⋆　ダイレクト・メール・キャンペーン用のMicrosoft Officeの差し込み印刷
⋆　Excel、Power BIに基づいたデータ分析

自社に合ったプランに合ったプランの選択
Office 365は様々な組織の実際要件に対して幾つかサービスプランが提供されます。例えば、シフト勤務の人や店員は会社で席を持っていない、あるいは一台のPCを共用しています。Office 365のキオスク・プランはこのようなユーザーのコミュニケーションと協力を無駄な投資無しで改良できます。

新規リリーズを検討しましょう
Office 365は進化し、毎月新規の機能がリリースされるので、その新しいバリューを検討しましょう。過去の更新の例としてOffice Web Apps機能強化、iPad用のMicrosoft Office、メールボックスのサイズ増量等でした。

展開プロジェクトタイムラインとの利用調整
Office 365あるいはExchange Online、SharePoint等のコンポーネントの導入とマイグレーションは、リソース管理等の活動でプロジェクト管理とスケジュールを必要としています。新しいサービスを購入する時にその実際の展開能力を確認したり、おおよその計画を立てることは良いアイデアです。

無料トレーニングのリソース検討
何時でも新しいことが勉強できます。現在は、多くのOffice 365教材に無償でアクセスすることが可能です。英語ですが、こちらからアクセスできます。

Few Simple Steps to Start Using Lync-Skype Connectivity

Microsoft Lync and Skype connectivity has been announced for messaging, voice and recently also for video calls. This enables users to reach each other in much more convenient way from their preferred tool at home or office environments. Let's have a look at how to actually connect the both as a user.

From Lync
1) To add a Skype connection, click "Add a Contact" icon.

2) Select "Add a Contact Not in My Organization" and then "Skype" in the sub-menu.

3) Type the Microsoft Account ID address of your Skype contact and click OK. As result, the contact will be added to your contact list in Lync.

From Skype
1) You must log into Skype using Microsoft account instead of Skype or Facebook ID in order to use Lync connectivity.

2) Add your Lync contact by typing the email address in Search field and clicking "Search Skype" button.

Once the address is identified, continue by clicking "Add to Contacts".

At first, your Lync contact might appear as follows in the contacts list.

Results and Tips
Connectivity might not work immediately and you can try the below tricks before inquiring IT support.
* Make sure contacts are added from both sides (Lync and Skype explained above).
* Restart Lync (log off and on) to get the contact actually enabled for communication. You can also try the same in Skype.
It might be also that Lync server administrator has not enabled connectivity with Skype.

Six Ideas for Increasing Consumption of Office 365 Investment

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Organisations of today require increasingly advanced tools for productivity and communication to serve their customers, accomplish various tasks and stay connected. Meanwhile, it may happen that companies are not aware of various capabilities in the packages or services they are to use. Technology or business decision makers need to plan in advance or facilitate more consumption of existing software or service packages to achieve higher return in investment. With this article we will start exploring ways to plan and increase package consumption in case of Office 365.

Simple Tip: Share Access to Documents Instead of Sending Files

Office 365 provides simple way to grant access (edit or view) to your folder, files and documents. This can help you not only to control permission levels to your documents, but also save a lot of space and confusion in mailboxes by having one storage place and version control system with collaborators.

Leverage Integration With Other Applications
Office 365 enables many enhanced use cases to increase productivity by integrating with other applications. For example, Lync now works with Skype contacts enabling instant messaging, voice and video calls between both.
Sales Productivity is a package solution combining Dynamics CRM Online and Office 365 in a powerful way. Integrated scenarios include, but not limited to the following.
* Internal social networking on Yammer enabling better collaboration when working on sales opportunities and other scenarios.
* Advanced sharing and administration of documents related to entities in CRM using SharePoint
* Exchange Online support for email campaigns, calendar integration etc.
* Data integration with Excel (on-premise and Office Web Apps)
* Microsoft Office mail merge for direct mail campaigns
* Data analysis in Excel, Power BI

Selecting The Right Plan for Business Needs (Sizing)
Office 365 has various plans to select the right solution components for organisations to match with their actual requirements. For example,  some workers are without a desk or office, such as shift or retail staff, or any workers who use a shared PC. Office 365 kiosk plans are designed to provide services to improve communication and collaboration for these workers without investing into other capabilities which are not used.

Explore New Releases
As Office 365 is evolving and new capabilities are released on monthly basis, explore what business value they can bring. Examples of past updates include - enhancements of Office Web Apps, Microsoft Office for iPad, mailbox size increase etc.

Align Consumption With Timeline of Projects
Deployment and migration for Office 365 or its separate products such as Exchange Online, SharePoint etc. require planning, allocation of resources leading to some need for project management and scheduling. It might be a good idea acquiring the new capabilities while making sure the actual ability to implement and at least have a rough plan to deploy them.

Explore Possibilities with Free Training Resources
You can always learn new things and nowadays a lot of resources are for free. Getting training in Office 365 and learning  ways to use it is available for free at least in English. Here is a good list of available free assets.